用最低的价格买到最适用的产品是控制办公成本的关键。但我们往往在购买办公设备的时候，面对卖场那些琳琅满目的产品会感到无所适从，甚至经不起销售人员的花言巧语匆匆作了决定。把产品抱回家之后，才知道这东西不是买贵了就是不适用。
举个简单的例子，我们有打印方面的需求，所以可能会买一台打印机，但我们究竟是买一台喷墨打印机还是激光打印机呢？是买单功能的打印机还是买打印型的一体机呢？又或者买一台每分钟打印十几页的打印机，就够用了还是需要一台每分钟打印三十几页的高速打印机？对耗材成本作何要求？对月打印负荷量又作何要求？这一系列的问题，我们将从以下的文字中找到答案。
通常来说，我们可以把采购办公用品的计划分为三步。第一步是对自己的需求量与需求重点作一个判断，以确定倒底买哪一类型的机器合适；第二步是考察市场，市场上大致有哪些产品属于我们所需要的这个范畴；第三步就是如何在这么多的产品中作出最后的抉择，并追求最可观的性价比。或许您会觉得这样的步骤显得过愈麻烦，浪费时间，不如直接到市场上去，看上了哪款就是哪款。不过如此一来，您很可能就会遭遇到最初我们提到的那些问题。其实只要大家了解了这三个步骤，在潜意识中按照这样的思路去选购一款产品，并不会花费您多余的时间，甚至会避免不少您在实际选购中犹豫不决所耽搁的时间。
第一步：需求分析
刚才我们提到，关于需求的分析主要包括需求重点的分析和需求量的分析这两个部分。需求重点就是指在这些设备可以提供的功能(打印、复印、传真、扫描等)中，我们必须购买的是什么功能？对这样的功能有没有什么特殊的要求。比如打印，如果不涉及到照片或宣传资料的打印，我们可能会对它的打印速度作一定的要求，而打印质量方面不必太过重视(目前市场上任何一款打印机所能打印出来的效果，都可以完全满足我们对文本文档的要求)；又比如扫描，可以分为高速扫描仪和专业的底片扫描仪。同样的，这也是在速度和质量之间的一个选择。当然，您可能都看重，也可能您都不看重，只要能进行扫描就行了。而需求量则是指我们使用这些设备的工作量大不大，或者工作次数是否频繁。
为了将这些问题更加明确的展示出来，并针对性的提出解决办法，我们可以分类例出不同的需求类型以及相应的设备。对于个人用户而言，其需求可以分为两种，一是办公文件的打印；二是供家庭娱乐的照片打印。由于个人在家打印文件的量并不大，对其速度和质量都不用提出特殊的要求，只需一台两三百元的入门级喷墨打印机即可。如果用来打印照片，则需要根据自身的经济状况来作决定，不过目的是很明确的，就是选择一台照片级的喷墨(或热升华)打印机，价格在五六百元到二千元不等。
相比之下，商务办公这类用户比较复杂一些，我们大致划分如下：日均打印量在10页以下的用户，不必对其打印速度和质量作任何苛求，只需选择一台两百至四百元的喷墨打印机。由于打印量少，其耗材的单页成本虽然较贵，但总体成本低。我们有时候往往就是被所谓的单页成本迷糊了双眼，而脱离了实际的需求状况。
日均打印量在10~20页的，一般就需要一台激光打印机了，一方面是考虑到速度的因素，另一方面是打印成本的因素。假设每天打印20页，一个月下来就是600页，如果喷墨打印机与激光打印机的单页成本差价为1毛钱，每月成本差额就是60元。
日均打印量在20页以上的，我们可以分为两种情况，即前面提到的单次打印量大和打印次数频繁。单次打印量大的自然需要一款速度较高，月打印负荷量较大的激光机型。而打印次数频繁的，说明使用这台设备的人较多，最好选择一款网络激光打印机，或可以扩展网络功能的激光打印机，以达到资源均衡共享的目的。
如果除了日常的打印工作之外，还得兼顾其他功能的使用，我们当然就有必要选择一款多功能一体机了。对于不同的需求重点，也会对多功能一体机进行较细的分类。比如家庭用户和影印店会更倾向于选择一款照片级多功能喷墨一体机，而普通商务的用户可能会选择激光一体机。但激光一体机又可以分为打印型、复印型、扫描型和传真型等等，不过这些类型虽然不同，对实际应用却并没有太大的影响。为了简化思路，我们可以将其分为馈纸式多功能一体机和平板式多功能一体机。对于有证件、照片复印或扫描需求的用户可以选择平板式多功能一体机，如果需要连续复印或扫描文档的用户可以选择馈纸式多功能一体机。
确定了大致的机型之后，我们就可以到卖场上去进行实地考察了。
第二步：考察市场
在某种意义上来说，需求分析是在“宏观”上对产品进行选择，而考察市场就是“微观”的选择了。这一步的任务是找出几款比较适合我们的产品。首先我们得清楚做这些办公设备的都有一些什么厂商，尽可能的选择一些较为知名的品牌，除了质量上的保证之外，在售后服务上也能得到较好的支持。这里所谓的售后支持我们排除了奸商的行为，因为那基本上是属于不可预测的范畴。举一个例子，比如某品牌在此行业并没有足够的知名度，销量也不好，那么他在每个区域设置的售后服务点就是有限的，甚至出现配件供应不上的可能。反之，一个有着较好知名度，销量可观的品牌则一般不会出现这种情况。
在我们选购产品的时候，同样要坚持“货比三家”这一传统的采购思路。不过这里有个问题需要大家注意：我们询问不同的商家时，最好也是不同的品牌。有些消费者问了好几家店铺，结果都围绕着同一个品牌在转，以至于觉得好像每一个商家都差不多。出现这种现象的原因有两个，首先是每一家代理公司都可能设有两家以上的店面，这些不同的店面有着同样的销售思路和产品；另外一种情况就是某种品牌在产品或相关政策方面确实有一定的局限性。不过无论基于哪一种原因，都没有达到我们货比三家的目的。所以，如果我们能够对不同的品牌进行比较选择，就一定可以从中获得更大的产品差异和价格空间，从而明确哪一款产品更适合我们的需求。
每一个品牌都会有一条较长的产品线，这些产品由其性能和价格从低到高排列着。很多时候，厂商推出相邻的替代产品，其目的主要在于促销和广告，并促进市场活力，并不代表这两款替代与被替代的产品有多大的不同。相邻的两款产品在性能和价格上的细微差异，给我们争取边际价值创造了机会。这种情况下，性能的细微差异并不会给我们的实际工作造成什么影响，比如打印机的速度从15页/分钟上升到了17页/分钟，在平时工作中根本就体现不出来。所以，这种情况下建议大家选择价格较低的。
[1] [2]
经过对卖场的实地考察，或许我们心里已经有了几款难以取舍的产品了。这个时候，就进入到了最后的抉择阶段。
第三步：追求性价比
在选购办公设备的时候，最被人津津乐道的词汇就是“性价比”。顾名思义，性价比就是一款产品的性能比上其价格所得出的值。这个值越高，消费者获得的利益就越多。不过具有讽刺意味的是，价格好算，这个性能怎么算？因为任何一款产品都不会只具备单一的性能指标。比如说打印机，至少就有打印速度和分辨率两种，此外还包括了不便计算的功能性，由于需求重点的不同，我们不可能将两种性能指标直接相加。所以谈了这么久的性价比，很多情况下我们还是靠感觉在衡量它的值。
但这种“感觉”通常是经常采购办公设备或业内人士才能够掌握的，对于大多数的初次购买者而言，就显得不那么可靠。不过这里我们只要明确一个问题就可以了，就是“按需定分”。在性能上，超过我们预算需求的加分，反之则减分。在功能上，我们需要的功能才计分(包括加和减)，不是我们需求的功能，其性能再好也不得分。最后将累积的分值与产品价格相比，得出来的值就是我们的性价比，然后再与其他产品进行比较。这个过程不用劳烦大家用纸和笔来计算，只要在心里大致默算一下就可以了。
此外，还有一个需要大家注意的地方。每一款产品的市场存活期都在一年左右，无论这款产品销量多么的稳定，用户反馈多么的好，一年之后，它也摆脱不了停产的命运。虽然它的耗材会继续存在一定的时间，以满足用户的后期需求，但最终也会慢慢消失。所以我们不能贪图眼前的利益而选购一些商家正在扫货的产品。如果运气不好，很可能机器没有报废，耗材就先消失了。
总结：这三个步骤简单的说来就是明确自己的需求，然后根据自己的需求有目的性的在卖场上进行考查，并选出几款适合自己的产品，最后比较这些产品谁更具有性价比。这样做的目的就是为了让大家在采购的过程中有的放矢，并努力争取自己的最大利益。对于初次购买办公设备的朋友来说，这几个步骤相当重要，然而只要有了这种意识，做起来并不会感觉到困难。
（出处：http://www.sheup.com）
[1] [2]