我们在日常的工作中经常会遇到这样的情况：用Word写了一封短信，只有最后的签名、敬语等落在了第二页中或者你用Excel编辑了一张表格，同样也只有最后一两行位于第二页的页首位置。为了节省第二张打印纸，你当然可以手动调整，通过缩小字号或页边距等手段，将最后几行都放到第一页，但这并不是最简单的方法，更为简洁的办法是让Word和Excel自动去完成这项工作。
一、Word“缩小字体填充”
打开该篇Word文档，并单击常用工具栏中的“打印预览”按钮，将屏幕视图切换到“预览”状态，然后单击工具栏中的“缩小字体填充”按钮（如图1）。此时，Word会自动减小字号，使文档页数少去一页。当然，Word字号并非无原则地减小字号，它遵循既要使文档减少一页，又要使减小后的字号最接近原字号的原则。
图1
二、Excel页面“缩放”
打开所需要的Excel工作表，并在“文件”菜单中，单击“页面设置”→“页面”选项卡，在“缩放”下，单击以选中“调整为”复选钮，然后在“页宽”框输入数字“1”，在“页高”框中也输入数字“1”（如图2），单击“确定”按钮。此时，Excel并不会像Word那样自动减小字号，使文档页数少去一页，但对“缩放”的设置会体现在打印表格时，会按指定的页数打印。