社会信息化水平的飞速提高对办公电子化提出了前所未有的要求，而传真机作为现代化办公必不可少的设备，在质量、速度以及扩展的多功能上得到了长足的发展。一台性能良好的传真机，不仅是您高效工作的保障，更可以使您在工作、生活中尽享轻松快捷的办公乐趣。但是，传真机在使用过程中，有时会出现一些不大不小的"毛病"，比如卡纸、无法工作等等。这些问题虽然不大，但确实会影响办公效率，有时还可能造成传真机硬件的损坏。其实，如果您具备一定的选购维护知识，不但可以高效使用传真机，即使在传真机出现问题时也能及时诊断出故障。为此，笔者在这里就提供一些能提高传真机工作效能的选择和维护技巧，仅供大家参考。
1、 应确保选择的传真机是正品
如果买回来的传真机是赝品，无论我们使用怎么小心，维护怎么精心，也都不能有效延长传真机的使用寿命，毕竟赝品的质量是很差的。现在传真机市场鱼龙混杂，不少奸商只是一味地追求高额利润，他们千方百计地使用各种招数来蒙骗购买者。为了避免无谓的损失，您在购买传真机时一定要提高警惕，认真做好传真机的质量鉴别工作。首先您应该认清有关标识，所有正规渠道进入国内的传真机都应有CCIB-商检证明标志，其次应该确认传真机的电源插头为符合国标的三向扁插头，其他形式的插头均不符国标，并且要确认传真机使用的电源规格为220V/50-60Hz，最后再认真检查传真机的随机配件，一般情况面向中国市场的传真机，随机的保修卡及说明书都应是中文。 2、有效节省传真费用 由于传真机的传真信号是通过电话线传输的，因此发送传真的时间越长，需要支付的电话费就越高。为了能缩短传真时间，有效节省传真费用，您应该尽可能地选择一款发送时间短，传送效率高的传真机；现在传真机市场上，按照传真时间的快慢，有6秒、9秒、15秒、18秒和23秒等几种类型，如果您用传真机来完成一些跨国或者跨省的信息发送任务时，最好选用传送时间为6秒的传真机，如果仅仅是接受和发送一些本地的传真业务，您可以选择传送时间为15秒以后的传真机，当然不少用户需要传真的业务范围广泛，因此这类用户最好还是选用传送时间不超过15秒的传真机，因为这一档的传真机在收发双方正常操作的情况下，实际传送一页A4尺寸的文件所需要的时间不会超过1分钟，因此长途传真时的电信费用也仅按1分钟计价，否则即使超过1秒，也将按2分钟计价，长途话费也就增加了一倍。另外传真纸张的尺寸大小与页面信息的多少也与传送时间有关，笔者建议您在发送国际传真业务时，传真的内容应尽可能言简意赅，并尽量采用小号的传真纸。 3、巧妙处理卡纸故障 传真机在频繁的使用过程中，其内部的纸张传送组件难免会出现一些故障。一旦出现了卡纸现象，您可以先打开传真机翻盖，取出硒鼓，并用双手轻轻拽出被卡住的纸张，注意不要用力过猛，以免拉断纸张，更不能用尖利的东西去取，以免造成传真机的损坏。另外传真机出现的卡纸现象，也与使用的纸张质量以及纸张的放置有一定的关系，笔者建议您最好使用专用的传真纸，另外在放置纸张时将纸边用手抹平，这样可以有效地避免卡纸。 4、选择合适的输出分辨率 现在的传真机功能是越来越强大，它一般会提供多种输出分辨率，供不同类型或者不同用途的用户选择。如果用户需要发送一些包含有重要内容的传真，例如传真中含有数字或者图象时，应尽可能使用超精细的高分辨率，在这种分辨率下输出的文字或者图象也就越精细。如果您需要发送的是一些普通内容或者国际传真，为了节省传输时间，可以选择较低的输出分辨率，在这种分辨率下，传真机虽然对细小文字、复杂图像的处理会丢掉某些细节，但大大提高了传真的收发速度。 5、解决传真内容模糊的故障 如果传真机纸张传送部分积累过多污物时，这些污物很容易附着在传真机内容的光学器件上，例如一旦传真机的反射镜头或者透光玻璃弄脏了，传真出来的页面内容可能会模糊不清。为此，您应该定期地打开传真机对内部进行清洁，清洁的对象主要有齿轮、导电端子、光学镜头和墨粉传感器，内部除尘请用柔软的干布擦拭，齿轮、导电端子可以使用无水乙醇。但请注意光学镜头不能用手接触，也不能用酒精擦拭。在清洁纸路时，用干净柔软的湿布来回轻轻擦拭滚轴和印盒，去掉纸屑和灰尘，注意不要用有机溶剂清洗。 6、使用稳定的通话线路 传真机是通过电话线来传递信号的，如果与传真机相连的电话线路的通信质量不高，同样也会影响传真机的高效工作。因为传真机在工作时，电话线一旦信号不稳定，就会经常出现掉线的故障，这样用户就需要不断地拨号发送，不但影响发送的速度不说，还会额外增加线路通讯费用。因此，电话线路一旦信号不稳定，您最好请电信公司的工作人员认真检修好电话线路，实在不行可以另外申请专用电话线路。如果线路质量无法保证，您还可以起用传真机的存储发送及接收功能，有了这个功能，您就可以避免断线重发的麻烦，从而能节省传送时间和通信费用。 7、提高收发的自动化 为了能提高实际的办公效率，我们应该选择具有自动送纸器功能的传真机。自动送纸器功能不是每台传真机都具有的，使用自动送纸器后，少的可放置5页原稿，多的可放置30张原稿。对于经常需要进行多页复印与发送的用户来说，这项功能值得特别关注。拥有自动送纸器后，如要进行多页原稿复印与发送，则可免去一页一页放置原稿的麻烦，只需将原稿叠整齐，放入自动送纸器，传真机便可自动搓纸，自动分页复印或发送。 8、使用传真自动缩扩功能 在收发传真的过程中，常常会出现发送方的文稿尺寸与接受方的记录纸张尺寸不匹配，如果传真机没有自动缩扩功能的话，用户就可能无法完成一次完整信息的收发任务。有了传真自动缩扩功能后，您就可以根据实际情况调节缩放比例，例如假设您发送的传真纸张比较宽，而对方的记录纸张比较窄，此时您可以通过调整，使文稿按比例缩小。当然如果发送的传真纸张尺寸比较窄，字也比较小，看不清楚时，而对方用于接受传真的纸张相对较宽时，传真机能自动放大原传真纸上的内容。 9、解决启动按钮无法反应的故障 在拨通对方的传真号码后，按下传真机的启动按钮后，传真机仍然无法发送传真时，很可能是由于启动按钮被锁定或者传真机目前处于死循环状态，如果是处于锁定状态，大家可以参考手册依法解锁，但如果处于死循环状态，唯一的办法就是关闭传真机的电源，过一段时间后再接通电源，让传真机重新启动和复位检测，这样存储在传真机缓存中的程序就会自动关闭，死循环程序也就自然清除了。 10、按需采用扫描方式 目前市场上的传真机有CCD扫描方式和CIS扫描方式之分，不同的扫描方式，其扫描的色调级别不一样。如果您在工作中经常需要传送一些照片或者是图象之类的信息时，应该选择一款中间色调级别高的传真机，因为中间色调是反映图像亮度层次、黑白对比变化的一个技术指标。如果传真机具有的中间色调的级数越多，其所记录与传输得到副本的图像层次就越丰富、越逼真。目前市场上采用CCD作为扫描器的传真机，其中间色调可达64级；而采用CIS作为扫描器的传真机，其中间色调最多可达32级，一般均在16级以下。因此，对于经常需要对图像信息进行传真和复印的用户来说，采用CCD扫描方式的传真机当为首选，并且应选择具有64级中间色调的传真机。 11、启用自动检测功能 现在的传真机为了尽可能地适应普及的需要，一般都具有自动检测故障功能，这样一旦传真机在使用过程中发生什么故障，不需要您亲自去排查，传真机就能自动显示故障现象和部位。例如，当发送传真或记录纸出现卡纸现象时，传真机上除了有文字显示外，相应指示灯发亮，您可随时根据显示排除故障。 12、向销售商寻求技术支持 如果您对传真机了解不是很深刻或者根本就不熟悉，那么传真机一旦出了故障后，最好不要随意打开传真机的翻盖，来自己维修。因为传真机内部有很复杂的机械传动部分和光学成像部分，一旦这些部分中的零配件位置发生了细微的变化，轻则传真机很难恢复到以前的效果，重则传真机无法继续工作。因此，笔者建议大家，以后遇到需要翻盖处理的故障时，最好送到专业维修商或者销售商那里，去寻求技术帮助或者修理。
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